作者／王裕玲
在当今快节奏的商业环境中，会议效率的优化成为了提升工作效能和团队协同的重要因素。AI 技术不仅变革了数据处理和日常任务的自动化方式，还改变了我们与信息和工作流程的互动方式。生成式AI 工具在这方面尤为关键，它们为提高效率、增强创造力并节省宝贵时间开辟了新的途径。从撰写会议邀请到会议纪录的整理，AI 的应用范围正在迅速扩展。
这些工具不仅能够节省时间和资源，还能促进更有效的沟通和决策过程。在这篇文章中，我们将深入探讨如何善用三种生成式 AI工具，以提高会议的效率和成果。
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1、ChatGPT：清晰的会议邀请
ChatGPT可以用於撰写清晰、专业的会议邀请信。它能够根据您提供的关键信息（如会议目的、时间、地点和参与者）生成架构清楚的邀请信。这不仅节省了撰写邀请信的时间，还保证了所有必要资讯的准确无误地传达。此外，ChatGPT 可以根据不同的受众和情境调整语气和风格，确保邀请信既符合专业标准又能客制化。
对於非英语母语的商业人士来说，它可以快速协助拟定正式的英文商业信件，在输入基本的会议资讯和要求後，它会生成结构清晰、语言专业的英文邀请信。此外，如果已经有了一份草稿，但内容过於冗长或重点不明，ChatGPT 也能协助改进，使其更加简洁和到位。
2、Gamma：高效的摘要简报制作
Gamma 是一款能够快速生成会议摘要和简报的工具。透过 Gamma，您可以将会议内容或讨论的主要点输入系统，它会自动生成结构化的摘要，搭配适合的图片，变成有吸引力的简报。这不仅提高了会议後整理和分享重要资讯的效率，也使得回顾和沟通变得更加容易。
Gamma 的使用时机很适合需要与团队或利益相关者共享资讯的场景。不仅节省了大量手动整理资料的时间，也使得会後的沟通和行动计划制定更加高效。
3、Vocol AI：即时的会议纪录
Vocol AI 专门用於生成会议纪录。它能够即时录音并转换成文字，提供高精确度的会议纪录。这个工具特别适用於需要详细记录讨论和决策过程的场合。其实现有的语音转文字工具不少，但实际上台湾会议常会出现中英夹杂讨论的状况，近期新发现 SeaMeet 工具，就是专为此种场景提高辨识能力，让逐字稿与摘要的精确度提高。
尽管距离精要的会议纪录产生还有一段距离，但从现在的工具发展来看，正逐步提高了记录的准确性，也确实节省了当下有专人手动记录会议的时间，使团队成员能够更专注於会议本身，提高会议的整体生产力。
随着生成式 AI 技术的发展，商业沟通和会议管理的方式正在经历显着的变革。从准备会议的初步阶段到会後的整理和分析，这些 AI 工具都在提升整体的效率和沟通质量。这不仅节省了时间和精力，还提高了决策的质量和团队的整体生产力。对於忙碌的商业专业人士而言，利用这些工具可以更好地管理他们的时间，从而专注於更具策略性和创造性的任务。未来，我们可以预期这些工具将继续演进，为商业沟通带来更多的便利和创新。
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